晚上十点，办公室就你一个人。电脑开着，空白的文档上光标一闪一闪。领导下午交代的那份工作计划，你一个字还没动。思路堵住了，不知道从哪儿开始。写公文这事，就是这么折磨人。
你是不是也这样。想个标题，半小时没了。找个数据，翻半天文件。好不容易写完了，自己读一遍，删删改改，又是一两个小时。交上去，领导看一眼，说格式不对，或者话说得不精神，拿回来重改。一天的时间，就耗在一份材料上了。
这种日子确实不好过。不过，现在有个新东西能帮你，就是AI写作。它不是什么科幻片里的东西，就是个电脑工具。你现在就能用上，能帮你从写材料的痛苦里解脱出来。下面我们就聊聊这东西到底怎么用，怎么让你写得又快又好。
写公文到底哪里难
我们写材料，经常被几件事卡住。
①费时间
写一份像样的公文，流程很长。要先吃透领导的意思，再去找各种资料。资料找来了，还要想怎么安排结构，怎么开头，怎么结尾。动笔写是最累的，每个词都要琢磨。写完还要一遍一遍地看，生怕有错别字。这套流程下来，几天就过去了。事情多的时候，只能靠加班来凑。
②要求高
公文里的每个细节都不能错。数据错个小数点，不行。领导名字职衔，错了更不行。文件的格式，标题用什么字体、多大字号，正文行距多少，都有国家标准（比如那个GB/T 9704文件）。哪一点不符合，都显得你不专业。这种压力，写过的人都懂。
③说话绕
公文有自己的一套说话方式。你不能像平时聊天那样写。必须用规范的书面语，听起来要正式、严谨。这就跟戴着脚镣跳舞一样。话说得太平淡，领导觉得你没水平。想写得生动点，又怕跑偏了不符合规定。时间长了，写出来的东西都一个味儿，自己都觉得没意思。
④想不出新东西
一份工作总结，或者一个讲话稿，最难的是写出新意。年年都干差不多的活，怎么总结出亮点？领导每次讲话，怎么说出不同的角度和高度？这是最让人头疼的。脑子里的东西好像被掏空了，翻来覆去就是那么几句话。
AI写公文，不只是打字快
有人可能觉得，AI不就是个高级点的打字机吗？不是的。它更像你身边一个懂业务的助理。这是它的工作原理：它学习了网上几乎所有的公开资料，包括无数的政策文件、新闻报道和优秀文章。所以它知道公文的格式和口气。
它具体能帮你干这些事：
①帮你起草稿子
这是它最拿手的功能。你只要给它一个主题，或者几条要求。比如你输入“写一个关于五一放假的通知”。它几秒钟就能给你一篇结构完整的初稿。你再也不用对着空白文档发愁了。
②帮你改文字
你写的初稿，如果感觉话太平淡，或者太口语化，可以丢给它。告诉它“把这段话改得更正式一点”。它能帮你把句子理顺，换上更得体的词。
③帮你检查错误
错别字、标点符号这些小错误，人眼检查总会漏掉。AI检查起来又快又准。一些专业的AI公文工具，还能帮你检查领导职务、专业术语用得对不对，给你省去很多麻烦。
④帮你抓重点
一大篇几千字的报告，或者一上午的会议记录，让你整理个摘要出来。这活儿以前很费劲。现在你可以把整篇材料丢给AI，让它直接给你列出1234条重点。几分钟就搞定。
⑤给你套模板
通知、请示、报告，每种公文的格式都不一样。好的AI公文工具里，都存着这些标准模板。你选一个，它自动就帮你把格式排好了，你只需要往里填内容。
看看实际工作中怎么用
光说没用，我们来看三个例子。
一.写个简单的会议通知
情况：领导让你发个通知，组织大家搞消防培训。
过去的做法：打开电脑，从头开始写。时间、地点、内容、参会人、注意事项，一项项敲进去，再调整格式。快点也要二十分钟。
用AI怎么做：你打开工具，给它下指令，说清楚几件事就行。
可以这样告诉它：
帮我写个公司内部的会议通知
主题是消防安全培训
时间：12月5号下午2点半
地点：三楼大会议室
谁参加：所有员工
培训内容：先看个火灾案例片，再请消防队的王队长讲怎么用灭火器，最后李副总讲话。
有几个要求：
A. 提前10分钟签到
B. 会议时手机静音
C. 各部门4号前把人数报给行政部
写得正式一点。
你看，指令很清楚。AI马上就能生成一份完整的通知，跟你手写的一模一样，甚至更规范。你检查一下，没问题就可以发了。这样可以帮你更快完成工作，整个过程不超过5分钟。
二.写一份复杂的年度总结
情况：到年底了，要写公司的年度工作总结。
过去的做法：收集各个部门的材料，堆在一起。然后一篇一篇地看，把有用的信息摘出来，再重新组织成一篇文章。这个过程最少要一个星期，还要不停地开会讨论修改。
用AI怎么做：你可以跟AI打配合。
01.先让AI给你搭个架子
你告诉AI：“我要写个科技公司的年度总结，请给我一个详细的提纲。要包括今年的成绩、问题和明年的计划。重点突出技术创新这块。”它会给你好几个方案让你挑。
02.把零散的资料丢给AI，让它整理
你把各部门交上来的那些零散的报告、数据表，直接复制粘贴给AI。然后下指令：“根据这些材料，帮我总结一下XX项目的成果，把关键数据列出来。”它会帮你把乱七八糟的信息整理成通顺的段落。
03.让AI帮你找亮点，把话说得漂亮点
初稿出来了，但感觉不够出彩。你可以再问AI：“根据上面的内容，帮我提炼三个最大的工作亮点，每个亮点都起个小标题。”或者，“帮我写个开头和结尾，要有高度，能鼓舞人心。”
这样一来，那些整理资料的体力活AI都帮你干了。你就可以腾出脑子，专门思考总结里最重要的东西：我们的核心成绩是什么？问题到底出在哪？明年到底该往哪个方向走？
三.帮领导写个讲话稿
情况：领导要去一个青年员工座谈会，让你帮忙准备个稿子。要求讲得有深度，但又不能太死板，要活泼一点。
过去的做法：这最考验水平了。你得去找很多参考资料，琢磨领导的口气，还要想点新颖的说法。稿子写出来，改八遍十遍都很正常。
用AI怎么做：你可以把它当成你的创意助理。
No.1没思路了？问问AI有啥新角度
你可以问它：“我想写个鼓励年轻人创新的讲话稿，能给我提供几个不一样的切入点吗？”它可能会从历史故事、科技潮流、公司案例等好几个方面给你启发。
No.2话太平了？让AI帮你润色
你写了一句“希望大家勇于担当”，觉得太干了。你可以让AI帮你：“用几个比喻或者排比句，把‘勇于担当’这句话的意思说得更生动点。”它可能会给你这样的句子：“担当，就是关键时刻喊一声‘跟我上’”“担当，就是在困难面前敢于啃硬骨头”。
No.t3内容不够？让AI给你找点故事和名言
你还可以让它给你找一些跟主题相关的名人故事、经典名言。把这些加到稿子里，内容就丰富多了，也更有说服力。
在这几个场景里，你才是主导。AI只是帮你干活的工具。它帮你解决了那些最耗时间、最繁琐的部分。
用AI，也要注意几个问题
工具虽好，但不能瞎用。有几个坑你得知道，提前避开。
①保密问题最重要
这是底线。工作上的事，尤其是还没公开的、敏感的内容，绝对不能发到那些公开的、国外的AI网站上去。你一发上去，这些信息就不属于你了。可能会被拿去训练AI，也可能被黑客偷走。正确的做法是，用单位自己部署的、或者国内大公司做的、有安全保障的AI写作工具。这些工具能保证你的数据留在内部，不会泄露。
②AI会瞎编，你得自己核对
AI有个毛病，我们叫它“一本正经地胡说八道”。它有时候会编造一些不存在的数据、事实。如果你不检查，直接用了，出了问题就是你的责任。所以，AI生成的内容，尤其是关键数据、政策说法，你必须自己动手去查证一下。把它当成一个给你提供初稿的实习生，最终拍板的必须是你。
③别用着用着，自己就不会思考了
这是个更大的风险。如果你什么都靠AI一键生成，时间长了，自己的脑子就懒了。写东西的能力，其实就是思考的能力。这个能力要是退化了，给你再好的工具也没用。所以要记住，AI是帮你思考的，不是代替你思考的。先用自己的脑子想清楚文章的核心观点、整体框架。然后再让AI帮你补充细节、润色文字。
想用好AI，三步就够了
要把这个工具用熟练，成为高手，其实不难。
第一步挑个好工具
市面上的AI工具很多。写公文，要选专业的。标准有三个：
a.安全的。最好是单位内网就能用的那种。
b.专业的。它得懂公文，里面有各种模板，写出来的东西口气要对。
c.好用的。界面简单，操作方便，不用学半天。
第二步学会怎么跟AI说话
你跟AI说的话越清楚，它给你的东西就越靠谱。我们把这个叫“提示词”。一个好的提示词，一般包括四件事。
A.让它扮演个角色。比如“你现在是一个经验丰富的秘书”。
B.告诉它任务是什么。比如“写一份工作方案”。
C.给它足够的背景。比如“背景是公司最近信息安全出了点问题”。
D.提明确的要求。比如“方案要分成四个部分，每部分写什么，全文大概多少字，用什么口气写”。
你给的信息越全，它就越懂你的意思。
第三步人跟AI要配合好
不要指望AI一下子给你一篇完美的文章。最好的方法是跟它来回沟通，一步步地改。
先做①你先想。文章的中心思想、大框架，你必须自己定。
然后做②让AI写。根据你的想法，让AI快速生成一个初稿。
再做③你来改。检查初稿里的事实错误，修改核心观点，把文章的骨架理顺。
再做④让AI润色。在内容没问题之后，可以再让AI帮你改改句子，让表达更流畅。
最后做⑤你来定稿。通读全文，最后把关。
经过这几步，文章的质量就有了保证，效率也高。
AI写作这个东西，就是来帮你把写材料这件苦差事变得轻松一点。它帮你干杂活，让你能把更多时间用在真正需要动脑子的地方。学着用好它，你就能告别无休止的加班，工作起来更从容，领导自然也会更欣赏你。
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